Mistä tietosuojaselosteessa on kyse?

Ohessa selitämme selosteessa esiintyvät määritelmät.

”Asiakas”, ”sinä”, viittaa luonnolliseen henkilöön tai yrityksen työntekijään tai johonkin henkilötietojen kohteena olevaan henkilöön, joka ostaa, rekisteröityy käyttäjäksi, tai käyttää palveluitamme, sekä henkilöön, joka on itse toimittanut yksilöiviä tietoja itsestään Benemenille. Tiedot on toimitettu käyttämällä palveluitamme, kotisivujen kautta, puhelimitse, sähköpostitse, rekisteröintilomakkeilla tai vastaavilla tavoilla.

”Henkilötiedot” viittaa kaikkeen tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvään tietoon. Tällaista tietoa voi olla nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero ja muu satunnainen palveluissa ja niiden valmistelussa esiintyvä tieto.

”Palvelut” viittaa Benemenin valmistamiin tai välittämiin palveluihin ja tuotteisiin. Tällaisia palveluja ja tuotteita ovat ohjelmistot, web-ratkaisut, työkalut ja niihin liittyvät tukipalvelut.

”Kotisivu” viittaa www.benemen.com, www.benedesk.com -web-sivuihin tai muihin Benemenin ylläpitämiin tai kontrolloimiin sivuihin mukaan lukien alasivustot ja selainpohjaiset palveluportaalit.

”Rekisterinpitäjä” on osapuoli tai taho, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Rekisterinpitäjänä yritys päättää miten henkilötietoja käytetään ja käyttää niitä päätetyllä tavalla.

”Käsittelijä” on osapuoli tai taho, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Käsittelijänä yritys toimii toisen yrityksen lukuun ja noudattaa sen laatimia ohjeita siitä, miten henkilötietoja käsitellään.

”Kolmas osapuoli” on taho tai henkilö, joka et ole sinä tai ei ole Benemen tai Benemenin asiakas, joka voi toimia henkilötietojen Rekisterinpitäjänä. Kolmansia osapuolia ovat ne henkilötietojen saajat jotka toimivat palveluntuottajina, kirjanpitäjinä ja tilintarkastajina, sekä ulkopuolisina juridisina neuvonantajina.

”Arkaluonteiset henkilötiedot” ovat henkilötietoja, joita pidetään eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukaan erityisen riskipitoisina luonnolliselle henkilölle. Tällaisiksi tiedoiksi luetaan muun muassa tiedot, jotka kuvaavat henkilön rotua tai etnistä alkuperää, poliittista näkemystä, uskonnollista tai filosofista vakaumusta, ammattiliittoon kuulumista, terveydentilaa tai seksuaalista käyttäytymistä.

Milloin keräämme henkilötietojasi?

Keräämme henkilötietojasi:

• Kun käytät palveluitamme, jotka työnantajasi on hankkinut meiltä.
• Kun olet vuorovaikutuksessa kanssamme joko henkilökohtaisesti, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisessa mediassa tai kotisivujemme kautta.
• Kun keräämme henkilötietoja toiselta niihin oikeutetulta taholta, kuten tietoa välittäviltä kolmansilta osapuolilta, Benemenin yhteistyökumppaneilta, julkisista lähteistä tai sosiaalisesta verkostosta. Käytämme näitä tietoja vain, jos olet antanut suostumuksesi niiden jakamiseen.
• Voimme kerätä henkilötietoja myös, jos se on oikeutetun edun mukaista, eikä ole vastoin yksityisyyden suojaasi. Varmistamme ennen tiedon keräämistä, että se on sekä sinun että Benemenin edun mukaista.

Miksi keräämme ja käytämme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi, kun tuotamme kommunikaatiopalveluja sinulle. Olemme saaneet tiedot rekisterinpitäjä-asiakkaaltamme, jolta olemme saaneet myös ohjeet niiden käsittelyyn.

Käsittelemme myös hallinnassamme olevia henkilötietoja, joita käytämme myynnissä, suoramarkkinoinnissa ja asiakaspalvelussa. Keräämme lisäksi tietoja palveluiden toimittajista, yhteistyökumppaneista ja työnhakijoista sekä henkilöstöstämme.

Voimme käyttää tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Kohdistamme palvelukokemuksen vastaamaan tarpeitasi ja jotta saat käyttöösi sopimukseen kirjattuja palveluita ja tuotteita.
• Jotta voimme toimittaa palvelumme sinulle, ylläpitää ja kehittää palveluita ja web-sivustoja, sekä tarjota tukea palveluiden käytössä.
• Lähettää sinulle tilaamaasi markkinointimateriaalia. Materiaali voi pitää sisällään tietoa tuotteistamme ja palveluistamme, tilaisuuksistamme tai toiminnastamme.  Voimme välittää tietoa kumppaneidemme yhteensopivista tuotteista ja palveluista. Lähetämme sinulle markkinointimateriaalia vain jos olet tilannut materiaalia ja antanut suostumuksesi sen lähettämiseen.
• Lähetämme sinulle tietoja käyttämistäsi tuotteista ja palveluista.
• Harjoitamme suoramarkkinointia silloin, kun se on kaikkien osapuoltenyhteisen edun mukaista.
• Toimitamme sinulle sisältö- ja paikkatietoja webinaarista tai muusta tilaisuudesta, johon olet ilmoittautunut.
• Vastaamme kontaktipyyntöösi tai johonkin muuhun web-lomakkeella esittämääsi pyyntöön benemen.com-sivustolla (esimerkiksi olet tilannut esitteen tai jonkin laatimamme oppaan).
• Vastaamme saamiimme pyyntöihin (asiakastuki, sähköpostit, chatit tai puhelut).
• Jotta voit käyttää itsepalvelu-asiakasportaaliamme.
• Profiloituja henkilötietojasi voidaan käyttää välisemme kommunikaation tehostamiseen. Jotta saamme palveltua sinua parhaalla mahdollisella tavalla, saatamme esimerkiksi ohjata puhelinsoittosi asiakaspalvelijalle, joka on kullakin hetkellä paras vastaamaan asioihin, joiden tiimoilta olemme aiemmin olleet yhteydessä. Profiloituja tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
• Hoidamme sopimuksellisia velvoitteitamme, kuten esimerkiksi tilausvahvistukset, lisenssit, laskut, muistutukset.
• Ilmoitamme palveluhäiriöistä (järjestelmäviestein).
• Teemme tuotteisiimme ja palveluihimme liittyviä asiakastyytyväisyyskyselyjä.
• Hoidamme työnhakuprosessia.
• Ehkäisemme rikollisia toimia, poistamme lainvastaista tai loukkaavaa materiaalia ja toimimme lakien ja säännösten mukaisesti.

Pyrimme kuitenkin antamaan sinulle niin paljon tietojen hallintamahdollisuuksia kuin mahdollista. Voimme esimerkiksi pyytää erillisen hyväksyntäsi joillekin kerätyille tiedoille tai annamme sinulle mahdollisuuden kieltäytyä siitä, että ei-kriittisiä tietojasi kerätään. 

Minkälaisia henkilötietoja keräämme?

Keräämme joko Rekisterinpitäjänä tai Rekisterinpitäjän valtuuttamana Käsittelijänä seuraavia tietoja:

• Sähköpostiosoite, nimi, puhelinnumero, kirjautumistunnukset, yrityksen nimi, yrityksen osoite, puheluhistoria, puhelunauhoitteet, sijainti, tavoitettavuus, chat-viestit, tekstiviestit ja sähköpostiviestit
• Kalenteritiedot: aihe, teksti, tila, sijainti, tapahtuman kellonaika, tapahtuman päivämäärä
• Tietokoneeseen ja toimintaympäristöön liittyvät tiedot: tietoverkon nimi, tietoverkon laatu ja tietokoneen nimi

Voimme kerätä myös palautetta, kommentteja ja sinulta tulleita palveluihimme liittyviä kysymyksiä, jotka olet esitettänyt esimerkiksi kokouksissa, puhelinkeskusteluissa, asiakirjoissa ja sähköpostissa. Omilta kotisivuiltamme voimme kerätä IP-osoitteita ja tietoja sivuilla tapahtuvasta toiminnasta.

Jos haet töihin Benemenille, keräämme hakuprosessin aikana toimittamiasi tietoja.

Benemen ei kerää tai käsittele arkaluonteista henkilötietoa, ellei tiedon keräämiselle ole lakisääteisiä perusteita (esimerkiksi työsuhteeseen liittyen).

Miten suojelemme tietojasi?

Jotta henkilötietosi pysyvät meillä turvassa ja luottamuksellisina, käytämme mm., palomuurein ja salasanoin suojattuja tietoliikenneyhteyksiä . Kun käsittelemme tietojasi, turvaamme sen riittävillä toimenpiteillä, jotta tiedot eivät katoa, niitä ei käytetä väärin tai asiattomasti, niitä ei julkisteta, muuteta tai tuhota. Tietojasi käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joilla on käyttöoikeus näitä tietoja sisältäviin järjestelmiin. Heitä sitoo myös vaitiolovelvollisuus. Lisäksi tietosi on salattu Secure Socket Layer (SSL) -teknologialla.

Jotta henkilökohtaisten tietojesi turvallisuus taataan, käytämme myös erilaisia ​​turvatoimia kun syötät, lähetät tai käsittelet tietoja, sekä järjestelmän tehdessä automaattista tietojen käsittelyä.

Oikeusperusteet henkilötietojen keräämiselle

Suostumukseen perustuva henkilötietojen kerääminen

Pyydämme hyväksyntäsi henkilötietojesi keräämiseen Suostumuslomakkeella. Suostumus tallennetaan järjestelmiimme.

Sopimukseen perustuva henkilötietojen kerääminen

Käytämme henkilötietoja asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palvelutuottajien kanssa tehtyihin sopimuksiin kirjattujen velvoitteiden täyttämiseen.

Oikeutettuun etuun perustuva henkilötietojen kerääminen

Voimme kerätä henkilötietoja myös myynnin ja markkinoinnoin tarpeisiin, jos se on molemminpuolisen edun mukaista, eikä ole vastoin yksityisyyden suojaasi. Varmistamme ennen tiedon keräämistä, että se on sekä sinun että Benemenin edun mukaista. Kerromme aina jokaiselle henkilölle hänen yksityisyyden suojastaan ja mihin tarkoitukseen keräämme henkilötietoja.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista huomioon ottaen tarkoituksen, jota varten ne on kerätty. Lisäksi huomioimme mahdollisen tarpeen vastata kyselyihisi,  tietojen tarpeellisuuden ongelmien selvittelyyn, lakisääteiset vaatimukset, vahingonkorvausvaatimukset sekä muiden henkilötietojen suojaamistarkoitukset. Edellä sanottu pätee myös silloin, kun Rekisterinpitäjänä toimii asiakkaamme, eikä Benemen. Päätöksen henkilötietojen säilytysajasta tekee silloin Rekisterinpitäjä.

Tämän seurauksena saatamme säilyttää henkilötietojasi jonkin aikaa viimeisen yhteydenpidon jälkeen. Kun emme enää tarvitse keräämäämme henkilötietoa, poistamme sen turvallisella tavalla. Saatamme käyttää tietoja tilastollisiin tarkoituksiin, mutta silloin tiedosta tehdään anonyymia.

Oikeutesi omiin henkilötietoihisi

Sinulla on seuraavia oikeuksia henkilötietoihisi liittyen:

• Oikeus pyytää kopio henkilötiedoistasi, jotka Rekisterinpitäjällä on sinusta.
• Oikeus pyytää Rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tai vanhentuneet tietosi.
  • Jos olet asiakkaamme ja käytät BeneDesk-järjestelmää, voit päivittää tietosi BeneDeskin hakemistoon itse.
• Oikeus pyytää poistamaan henkilötietosi, kun Rekisterinpitäjän ei enää ole tarpeellista säilyttää niitä.
• Oikeus milloin vain peruuttaa suostumus henkilötietojen käyttöön. Esimerkiksi voit peruuttaa suostumuksesi ottaa vastaan sähköistä markkinointimateriaalia:
  • Jos haluat peruuttaa suostumuksesi sähköisen markkinointimateriaalin vastaanottamiseen, ole ystävällinen ja tee se markkinointiviestin mukana tulleen linkin kautta. Huomioi, että saatat silti saada jatkossakin järjestelmäviestejä, hallinnollisia viestejä Benemeniltä, esimerkiksi tilausvahvistuksia ja ilmoituksia.
• Oikeus pyytää Rekisterinpitäjää toimittamaan henkilötietosi, ja jos mahdollista, siirtämään tiedot suoraan toiselle Rekisterinpitäjälle edellyttäen, että prosessi perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
• Oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojen käyttöä, jos tietojen oikeellisuudesta ja käsittelystä on erimielisyyttä.
• Oikeus kieltää henkilötietojen käsittely, kun tietoja käytetään suoramarkkinointiin.

Kaikki yksityisyyden suojaan liittyvät kysymykset tulee lähettää sähköpostiosoitteeseen privacy@benemen.com tai suoraan Rekisterinpitäjälle, jos Benemen käsittelee henkilötietoja toisen Rekisterinpitäjän lukuun (tarkoittaa yritystä, joka on ostanut palveluita Benemeniltä).

Evästeiden käyttö

Kun käyt web-sivuillamme, järjestelmämme keräävät automaattisesti tietoja vierailustasi. Tällaisia tietoja ovat selaimesi, IP-osoitteesi ja web-sivu, jossa vierailit.

Tutustu Benemenin evästekäytäntöön.

Saako joku tietojasi meiltä?

Emme jaa, myy, tai vuokraa tietojasi kolmansille osapuolille tai tee kauppaa tiedoillasi heidän kanssaan ilman suostumustasi, lukuunottamatta seuraavia tapauksia:

Lain vaatimukset

Tuomme esiin henkilötietosi, jos laki sen vaatii tai jos yrityksenä olemme vakuuttuneita, että niiden paljastaminen suojelee yrityksemme oikeuksia ja/tai jos oikeudenkäyntimenettely, oikeuden päätös tai oikeusprosessi velvoittaa meitä tietojen julkaisuun. Teemme kuitenkin voitavamme varmistaaksemme, että tietosuojaoikeuksiasi suojellaan myös jatkossa.

Alihankkijoiden käyttö (Rekisterinpitäjän lukuun henkilötietoja käsittelevä taho ja näiden alihankkijat)

Saatamme käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Keskinäisissä sopimuksissamme vaadimme, että alihankkijamme käyttävät henkilötietoja vain sovittujen palvelujen toimittamiseen (esimerkiksi ongelmatilanteen selvittely). Vaadimme alihankkijaamme toimimaan tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lain mukaisesti. Muutamme saamamme tiedot anonyymeiksi aina,  kun se on mahdollista.

Jos henkilötietoja käsittelevä alihankkija sijaitsee EU/EEA-alueen ulkopuolella, tietojen prosessointi  tapahtuu lain vaatimalla tavalla. Käytämme tarkoitukseen sopivia teknisiä ja sopimuksellisia suojautumiskeinoja alihankkijoiden ja Benemen-konsernin yhtiöiden välillä, esimerkiksi Euroopan Unionin hyväksymiä mallilausekkeita. Siirrämme tietoja rajojen yli ja globaalisti ainoastaan tietosuojariskiarvioinnin jälkeen.

Jos solmimme sopimuksen uuden alihankkijan kanssa tai vaihdamme BeneCloud-palveluumme liittyvää alihankkijaa, ilmoitamme asiakkaillemme muutoksista sopimustemme mukaisesti.

Kolmannen osapuolen palveluiden sisällyttäminen

Palvelumme ja kotisivumme voivat sisältää kolmannen osapuolen palveluja. Kun kolmannen osapuolen palvelu on nähtävissä, omalla nimellään näkyvänä palvelukokemuksena, sovelletaan näihin palveluihin kolmansien osapuolien tietosuojakäyntäntöjä tämän Tietosuojaselosteen sijaan.

Muut tilanteet

Tämä tietosuojaseloste ei kata kaikkia tilanteita, joissa henkilötietojen käyttö tai julkaiseminen voi olla oikeutettua tai sallittua, tai jolloin saatamme olla lain velvoittamia julkaisemaan tietoja ilman suostumuksen pyytämistä ja palveluehdoista riippumatta.

Oikeuden määräyksen noudattaminen on yksi esimerkki yllämainitusta tilanteesta. Punnitsemme jokaista tietopyyntöä huolellisesti ja huomioimme tällaisten pyyntöjen mahdollisuuden, kun päätämme miten ja mihin tallennamme henkilötietosi.

Henkilötietojesi julkaiseminen voi myös olla oikeutettua silloin, kun haluamme estää vilpillisen toiminnan, tai jatkuvan ongelman ratkaiseminen sitä vaatii. Kaikissa näissä tapauksissa toimimme sovellettavan lain puitteissa.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Benemen pidättää itsellään oikeuden tehdä muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen milloin tahansa. Sovellettava versio on aina kotisivuillamme. Pyydämme sinua tarkistamaan tämän Tietosuojaselosteen ajoittain, jotta voit varmistua, että muutokset miellyttävät sinua.

Jos aikomuksemme on tehdä merkittäviä muutoksia tietosuojakäytäntöömme, ilmoitamme asiasta sähköpostitse tai kotisivuillamme ennen kuin muutokset tulevat voimaan.

Oikeutesi valittaa valvovalle viranomaiselle

Jos tästä Tietosuojaselosteesta herää kysymyksiä, ole ystävällinen ja lähetä kysymyksesi sähköpostiosoitteeseen privacy@benemen.com.

Jos et ole tyytyväinen saamiisi vastauksiin, voit silloin tehdä valituksen suoraan kansalliselle valvovalle viranomaiselle. Valvovan viranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm