Ajankäyttö hallintaan

21.9.2018

Heltin toimitusjohtajan blogi yrittäjän ajankäytöstä jäi pyörimään päähän ja aiheutti myös tarpeen tarttua näppäimistöön. Olen Timon havainnoista samaa mieltä, mutta nostan vielä muutaman näkökulman esille ajankäytöstä. Olen huomannut, että monet ovat työssään (ehkä myös vapaa-ajalla) oman elämänsä objekteja, eikä subjekteja niin kuin pitäisi olla.

Erilaiset viestikanavat työntävät helposti henkilön objektin rooliin - objektin päätehtäväksi jää vastaanottaminen ja reagointi. Tavat, joilla "objektia" häiritään ovat muuttuneet, mutta itse periaate ei. Riskinä on, että uudet yhä lisääntyvät some-palvelut riistävät kyvyn vängätä oma roolinsa subjektiksi.

Itse käytin vuosia sitten hetken aikaa Facebookia, mutta sitten heräsin huomioon, että miksi minun pitäisi kiinnostua siitä, että joku "päästi kissan ulos". Nämä mirrit ovat ilmeisesti pärjänneet mainiosti ilman valvontaani ja toisaalta en minäkään tunne minkäänlaista ahdistusta "tietämättömyydestäni". Tällä hetkellä olen LinkedInin lisäksi vain suljetuissa ryhmissä eri välineissä. Näihin reagoin, kun aika on.

Tiedon seulonta helpommaksi

Toinen asia, jonka haluan ottaa esille, on tieto. Nykyinen matalan kynnyksen viestintä johtaa helposti siihen, että merkityksellistä tietoa ei jalostu, vaan joka paikka tulvii informaatiota tai ainakin sen nimissä liikkuvaa viestintää. Lopulta kukaan ei pysty enää suodattamaan informaatiotulvasta tietoa. Yrityksissä henkilöiden ajasta yhä suurempi osa kuluu turhaan informaation seulontaan ja yhä pienempi osa jää analyyttiseen toimintaan todellisen tiedon varassa.

Yrityksemme yrittää omalta osaltaan auttaa tässä hetteikössä kulkijoita. Tällä hetkellä yritysten ja asiakkaiden välisistä asiakaskohtaamista jää jälkiä erittäin huonosti. Tyypillisesti alle 20 % kohtaamisista (vaikka yrityksessä olisi hyväkin CRM) jättää sellaisen jäljen, että syntyneestä "informaation murusesta" jalostuisi tietoa, jolla seuraavat toimenpiteet olisivat tehokkaampia, osuvampia ja asiakaskokemusta parantavia.

Tiedon puutetta yritetään paikata lisäämällä viestintää. Tietyssä mielessä myös työryhmäohjelmistot ovat osaltaan viestintää, vaikka ne oikein käytettynä vähentävät erillisviestinnän tarvetta. Nämäkin välineet herättävät ja vaativat huomiota uuden informaation murusen syntyessä johonkin ryhmään.

Keinoja tiedolla johtamiseen

Mielestäni yrityksissä tiedon murusten täytyy kytkeytyä entistä paremmin asiayhteyteen, esimerkiksi asiakaskohtaaminen asiakastietoon. Näistä murusista jalostetaan merkityksellistä tietoa esimerkiksi johtamiseen. Näin johtajalla on mahdollisuus johtaa tiedon varassa. Tietohallintoa sanan varsinaisessa merkityksessä pitää parantaa selvästi. Siiloja on vähennettävä ja tiedon eheyteen ja käytettävyyteen pitää kiinnittää entistä enemmän huomiota.

Edustan yritystä, joka ui yritysten kommunikaatio/viestintävirrassa ja ohjaa sitä entistä järkevämmin ja jättäen pysyvät jäljet tiedon jalostuksen pohjaksi. Näin Timo ja muut johtajat pystyvät keskittymään omaan tekemiseensä entistä paremmin. 

 

Jarmo Purontaus

Jarmo Purontaus, toimitusjohtaja, Benemen Finland Oy | Linkedin profiili

Jarmo on Benemen Finlandin toimitusjohtaja ja kommunikaationhallinnan uranuurtaja. Hän oli perustamassa Wicom Communications Oy:tä ja toimi Merlin Systems Oy:n toimitusjohtajana 10 vuoden ajan. Jarmo on yksi Benemenin perustajajäsenistä.